Продолжаю цикл статей об элементах информационной системы.
Начало можно посмотреть тут:
Состав информационной системы — компоненты и их назначение
Сегодня я решил остановиться на дополнительном аспекте учетной системы для продаж — а именно — оформление индивидуальных заказов.
Распространенные в настоящий момент учетные системы для фиксации продаж (в первую очередь, это конфигурации компании 1С) позволяют удовлетворить базовые требования, которые были описаны в предыдущей статье. Но в процессе продажи некоторых видов товаров и услуг процедуре оформления сделки предшествует другой процесс — согласование с Заказчиком параметров будущего продукта. Фактически, до самой продажи, клиент получает услугу — разработка продукта под его потребности.
Здесь речь идет о различного рода товарах, которые изготавливаются индивидуально под заказ, где клиент имеет право выбрать различные свойства и параметры будущего товара. Например, индивидуальная мебель.
И если все прочие требования к учету продаж достаточно очевидны, то автоматизация процесса приема индивидуальных заказов — это, на мой взгляд, самое больное место для Компании. Дело в том, что каждый товар имеет свой набор параметров, и комбинацию их сочетаемости. Более того, один продавец может торговать индивидуальной мебелью от нескольких фабрик, номенклатурный рад опций у которых сильно различается. И в таких ситуациях мы зачастую имеем проблему — система учета продаж должна быть простой в освоении и помогать продавцам не допустить ошибок (чтобы все следующие этапы получали достоверную информацию), но на практике она вообще не участвует в процессе работы над заказом с клиентом, и позволяет только внести конечный результат без указания ключевых параметров.
Например, розничная торговая точка продает кухни, шкафы-купе и мягкую мебель на заказ от трех разных фабрик. При этом у кухни есть один набор параметров (модель фасада, цвет корпуса, рисунок фотопечати на стеновой панели, профиль карниза, высота ножек и т.п.), у шкафа другой (комбинация полок и аксессуаров для хранения, вид профиля рамки, вид крепежной фурнитуры, схема вставок двери, материал каждой вставки и т.п.), а у мягкой мебели третий набор параметров (комбинация модулей и их взаимное расположение, вид подлокотников, наличие или отсутствие опций в каждом подлокотнике, механизм трансформации, вид наполнителя, цвет отдельных элементов дивана и т.п.), причем у каждой фабрики — свой уникальный бланк заказа. И здесь кроме собственно параметров продукта, нам нужно учесть еще и их взаимное расположение, а классическая система учета продаж работает со спецификацией, последовательность позиций в которой не имеет значение.
Автоматизация процедуры приема индивидуальных заказов — достаточно трудоемкое и затратное занятие. Но, если количество продавцов превышает 5-7 человек, и имеет место текучка, то, на мой взгляд, оно оправдано. Аргументы «за» здесь такие:
- Инструмент оформления заказа позволяет продавцу не держать в голове огромный массив информации — он может просто воспользоваться системой, которая подскажет ему доступные цвета, опции и комбинации
- Новые продавцы быстрее входят в рабочий ритм, так как им нужно запомнить меньше информации.
- Покупатель тратит существенно меньше времени в торговой точке при оформлении заказа, так как документы оформляются автоматизированно, а не вручную.
- Вы получаете возможность управления ассортиментом материалов и опций.
- Система позволяет автоматизировать расчет цены заказа.
- Профессиональное оформление заказа (с использованием компьютера) формирует представление клиента о профессионализме Компании, и будет служить репутации и даже может являться конкурентным преимуществом.
- Снижение количества ошибок позволяет снизить издержки на исполнение заказа.
В противовес следует отметить, что спрогнозировать стоимость подобной автоматизации достаточно сложно, так как она может быть уникальной для каждой компании. На этапе проектирования следует взвешивать — какие параметры заказа нужно запрограммировать, а какие — оставить на ручную обработку.
Хочу также заметить, что автоматизировать процесс индивидуальной обработки заказа можно не только на решениях от 1С. Здесь как раз стоит, на мой взгляд, обратить внимание на специализированные продукты, которые можно встроить в информационную систему. Можно даже написать инструмент для приема заказа «с нуля» под свои нужны. Есть варианты.
В заключение хочется сказать, что внедрение инструментов автоматизации на участке разработки индивидуальных заказов часто происходит болезненно, ведь продавцы лишаются части свободы действий. Но, через несколько месяцев, никто из них уже не готов отказаться от тех преимуществ, которые им дает система. А новички вообще с радостью осваивают автоматизированные инструменты.