Продолжаю цикл заметок по поводу элементов информационной системы. В следующих статьях я планирую остановиться подробнее на каждом блоке, описать его содержание и связи с другими блоками, а также особенности.
С общей схемой, на которую я опираюсь, можно ознакомиться в статье https://www.tm-cg.ru/2018/12/20/it-structure/
Итак, «учет продаж» — это подсистема, которая обеспечивает учет товара, остатков, позволяет управлять ценами, оформлять сделки с покупателем, контролировать товарооборот.
Основная задача — обеспечить сотрудника информацией на этапе взаимодействия с клиентом и зафиксировать факт сделки. Для качественного решения этой задачи, необходимо выполнение следующих функций:
- Ведение списка товаров, или их компонентов, с ценами. Другими словами, нужен прайс-лист с возможностью управления им;
- Доступ к информации о наличии товара на складе, а в случае отсутствия — плановых сроках его поставки или производства. Это подразумевает реализацию функции заказа товара у поставщика (или на производстве), и отражение его поступления на склад с формированием остатков;
- Фиксация необходимой контактной информации о клиенте;
- Фиксация состава заказа, условий оплаты и поставки;
- Формирование документов для клиента (договор, акт, накладная и т.п.);
- Отражение факта оплаты и контроль оплаты заказа в случае наличия схем отсрочек/рассрочек/кредитов;
- Взаимодействие с контрольно-кассовой техникой (для продаж в сегменте B2C).
Таким образом учет продаж — это подсистема, которая обеспечивает взаимодействие с клиентом на передовой. Не важно, как торгует компания — оптом или в розницу — в ней есть продавцы (специалисты по продажам, менеджеры по продажам, продавцы-консультанты — название может меняться), и они являются основными пользователями данного функционала.
Одной из особенностей данной подсистемы является то, что продажи идут на встречу к клиенту. Компания может иметь одну, а может несколько точек продаж, и необходимо, чтобы продавец мог пользоваться подсистемой там, где он встречается с Клиентом. И в этом случае к подсистеме предъявляется первое дополнительное требование — доступность в точке продажи. Технически — это может быть удаленный доступ или распределенная организация информационной системы — не имеет значение.
Если пойти дальше , то следует отметить, что продавцов может быть много, и они довольно часто меняются. Кроме того, специфика продаж накладывает на сотрудников определенные требования — продавцы должны хорошо вступать в коммуникацию, быть активными и «живыми». Иногда эти требования вступают в конфликт с необходимостью аккуратно вносить в систему информацию. Отсюда следует вторая особенность — подсистема Учета продаж должна быть максимально удобной и простой в освоении. Чем проще и удобнее — тем меньше ошибок.
Кстати, про ошибки — Учет продаж в большинстве случаев обеспечивает информационную систему первичной информацией, от которой отталкиваются все остальные участники процесса. И ошибки на этом этапе могут очень дорого стоить. Поэтому третья особенность подсистемы — необходимость встраивать проверки и помогать сотрудникам минимизировать ошибки.
Ну и, пожалуй, еще один фактор — подсистема учета продаж используется при работе с клиентами, и скорость ее работы может существенно влиять на показатель «пребывание клиента в канале продаж». Как мы знаем, время становится все более ценным для большинства покупателей, поэтому оформление продажи подушки или шарфа не должно занимать 30 минут и требовать от клиента подписи в 10 местах. Таким образом, четвертая особенность подсистемы Учета продаж — время обработки обращения достаточно критично.
В качестве результата подсистема учета продаж формирует заказ покупателя или сделку. Эта информация может быть обработана прямо внутри подсистемы (отдали товар в магазине прямо с полки клиенту), а может обрабатываться на других этапах и в других подсистемах (логистика, производство, доставка). Кроме того, анализ сделок дает базовую информацию о деятельности Компании и может служить источником для принятия самых различных управленческих решений.
В отдельных случаях на вход в систему учета продаж может быть подана карточка клиента из системы CRM. Это позволяет уменьшить трудозатраты на этапе оформления сделки.
На практике довольно часто встречается «разорванная» на несколько инструментов подсистема учета продаж. Например, в одной программе (например, Excel) хранится прайс-лист, а в другой оформляются сделки. Или для того, чтобы узнать срок поставки — требуется позвонить в отдел снабжения. Еще ситуация — оплаты фиксируются в журнале, и не вносятся в информационную систему, и для проверки оплаты требуется работа с первичными документами. Каждый такой «разрыв» повышает количество ошибок и трудоемкость процесса в целом. Но в каждом конкретном случае нужно принимать решение об автоматизации на основании частоты возникновения ситуации, фактических трудозатрат на выполнение данной операции, в сравнении с затратами на разработку, внедрение и поддержку данного функционала. В некоторых случаях «разрывы» более эффективны, чем «все в одной программе».
Учет всех четырех перечисленных особенностей, и осознанный подход к принятию решений по автоматизации подсистемы продаж позволит вам получить именно тот результат, который должна обеспечить автоматизация — это: сокращение трудозатрат (в том числе, на устранение ошибок), повышение уровня доступности информации и сокращение неэффективных коммуникаций, и получение конкурентных преимуществ.